Nettoyer ses fichiers clients et articles avant un projet ERP

Le scénario est classique. Le nouvel ERP est paramétré, les équipes sont formées, la date de bascule est fixée. On exporte le fichier clients de l’ancien outil, et on découvre que « DURAND SAS », « Durand S.A.S. » et « Sté Durand » sont trois fiches pour la même entreprise, avec trois adresses dont deux périmées. Le fichier articles compte 12 000 références, dont 7 000 ne bougent plus depuis des années. Les unités de vente diffèrent selon qui les a saisies.

Ce moment arrive dans presque tous les projets. La seule question est de savoir s’il arrive au début, quand on peut le traiter, ou à la fin, quand il retarde tout. Voici comment le traiter au début.

Ce que sont les données de référence

Clients, fournisseurs, articles, salariés, sites : ce sont les données de référence, ou master data. Elles décrivent les objets stables que tous les services utilisent, à la différence des données de flux (commandes, factures, mouvements de stock) qui se créent chaque jour.

Leur particularité est d’être partagées. Une fiche client sert aux commerciaux, à l’administration des ventes, à la comptabilité, à la logistique. Quand elle existe en plusieurs exemplaires, dans plusieurs outils, elle diverge, et chaque service travaille avec sa version. L’ERP a justement pour promesse de n’en garder qu’une. Encore faut-il qu’elle soit juste.

Étape 1 : inventorier les sources

Avant de nettoyer, il faut savoir où sont les données. Pour chaque référentiel, listez :

• les outils qui en contiennent une copie : ancien ERP, CRM, logiciel de comptabilité, outil de devis, et les fichiers Excel qui vivent dans les services ;
• le nombre d’enregistrements dans chacun ;
• la source que chaque service considère comme la bonne.

Cet inventaire révèle souvent des surprises : un fichier de prix tenu par un commercial, une liste de fournisseurs dans la boîte mail des achats. Cartographier les processus aide à les trouver, parce que chaque donnée est créée quelque part dans un processus.

Étape 2 : désigner une source et un responsable

Pour chaque donnée, une seule source fera foi dans le nouvel outil, et une personne en sera responsable : l’administration des ventes pour les clients, les achats pour les fournisseurs, le bureau d’études ou la production pour les articles.

Ce responsable décide des cas litigieux pendant le nettoyage, et il validera ensuite les créations. Sans lui, le fichier redevient sale en quelques mois.

Étape 3 : nettoyer

Le nettoyage se fait fichier par fichier, avec des outils simples (Excel suffit souvent, des outils de dédoublonnage aident sur les gros volumes) et beaucoup de décisions humaines :

• Doublons : rapprochés par SIRET, e-mail, téléphone ou nom normalisé ; une fiche est conservée, les autres fusionnées, en gardant l’historique.
• Données périmées : adresses, contacts partis, conditions de paiement obsolètes, vérifiées ou effacées.
• Inactifs : clients, fournisseurs et articles sans mouvement depuis une durée fixée sont archivés, pas migrés.
• Formats : noms en majuscules ou non, numéros de téléphone, codes postaux, unités de mesure, tout est mis au même format.
• Références orphelines : articles sans famille, sans fournisseur ou sans prix sont complétés ou retirés.

Documentez les règles appliquées : elles serviront à la migration et aux contrôles après bascule.

Étape 4 : enrichir

Le nouvel ERP demandera souvent des informations que l’ancien outil n’avait pas : SIRET et numéro de TVA intracommunautaire des clients, familles et sous-familles d’articles, unités d’achat et de vente, codes douaniers, délais de livraison fournisseurs. C’est le moment de les collecter, par les équipes ou par des bases externes pour les données d’entreprise.

Les champs laissés vides à la migration le restent longtemps. Mieux vaut décider dès maintenant lesquels sont obligatoires.

Étape 5 : fixer les règles pour après

Un fichier propre le jour de la bascule redevient sale si rien n’encadre les créations. Les règles à écrire, et à paramétrer dans l’ERP quand c’est possible :

• qui peut créer un client, un fournisseur, un article ;
• quels champs sont obligatoires, avec quel format ;
• comment on vérifie qu’il n’existe pas déjà (recherche par SIRET avant création) ;
• quand on archive.

Ces règles font partie de la gouvernance des données, dont nous avons parlé dans la qualité des données, l’enjeu de tous.

La place du nettoyage dans le projet

Le nettoyage doit commencer dès le lancement, en parallèle du paramétrage, pas la semaine avant la bascule. Il mobilise les équipes métier, ce qui les implique dans le projet et leur fait découvrir le nouvel outil par ses données. Il alimente aussi les migrations à blanc, qui révèlent les problèmes restants. Nous avons décrit ces étapes dans comment structurer la migration de vos données.

Un ERP bien choisi avec des données fausses déçoit. Un ERP ordinaire avec un référentiel propre rend service tous les jours. Si vous préparez un projet et que vous voulez un regard extérieur sur l’état de vos données, parlons-en.