Le vrai coût d’un projet numérique en PME : les postes qu’on oublie de chiffrer

Prenez le nombre de personnes de votre entreprise qui vont participer au projet : ateliers, tests, formation. Multipliez par le nombre de demi-journées que chacune y passera. Multipliez par un taux horaire chargé moyen, que vous connaissez mieux que nous. Le chiffre que vous obtenez n’est écrit nulle part dans le devis que vous venez de recevoir. Il est pourtant souvent du même ordre que lui, parfois plus gros. Ce n’est pas le prix du projet : c’est une partie du prix.

Le temps de vos équipes vient en premier

Un projet numérique commence par des ateliers. Le prestataire a besoin de comprendre comment vous travaillez, et seules les personnes qui font le travail peuvent le lui dire. Comptez, pour un outil métier de taille moyenne, plusieurs ateliers d’une demi-journée, avec deux à quatre personnes à chaque fois. Puis vient la recette : quelqu’un doit tester chaque écran, chaque cas, et noter ce qui ne va pas. C’est long, c’est ingrat, et c’est presque toujours la même personne, celle qui connaît le mieux le métier, donc celle dont l’entreprise a le plus besoin ailleurs. Comptez plusieurs journées pleines par vague de tests, et prévoyez au moins deux vagues.

La méthode pour chiffrer tient en une ligne : le temps estimé, multiplié par le nombre de personnes, multiplié par le taux horaire chargé. Prenez le coût réel d’une heure de chaque personne pour l’entreprise, salaire et charges compris, pas le salaire net. Pour un conducteur de travaux ou un responsable de bureau d’études, ce taux est élevé. C’est exactement pour cela que ce poste pèse.

Les données ne se déplacent pas toutes seules

Vos données actuelles vivent dans des fichiers, dans un ancien logiciel, parfois dans des classeurs. Le devis dit « reprise des données ». Il ne dit pas qui va décider que le client « DUPONT SAS » et le client « Dupont S.A.S. » sont le même, ni qui va retrouver l’adresse de livraison manquante sur trois cents fiches. Ce travail de nettoyage est à vous. Aucun prestataire ne peut le faire à votre place, parce qu’il ne connaît pas vos clients. Pour un fichier de quelques milliers de lignes, il peut représenter des semaines de travail d’une personne, étalées sur plusieurs mois. Même méthode : temps, personnes, taux horaire. Et prévoyez large, parce que personne n’estime correctement l’état de ses propres fichiers avant de les avoir ouverts.

Relier et former, deux postes à part entière

Un outil métier seul ne sert pas à grand-chose. Il doit envoyer ses factures à la comptabilité, recevoir les heures du planning, parler au logiciel de devis. Chaque liaison est un petit projet : un développement, ou un abonnement à une brique d’automatisation, et surtout un temps de test de chaque côté. Si l’interface n’est pas dans le devis, elle sera dans un avenant. Si elle y est, vérifiez qu’elle couvre le retour des erreurs : que se passe-t-il quand une facture part avec un code client inconnu ? Quelqu’un devra la rattraper à la main, et ce quelqu’un est chez vous.

La formation suit la même logique. Le prestataire forme en général un petit groupe. Ce groupe forme les autres. Comptez le temps des formateurs et le temps des formés, les deux. Pour vingt chefs d’équipe sur une application de pointage, c’est vingt fois une ou deux heures, plus le temps de celui qui répondra aux questions pendant les premières semaines. Ce temps-là n’est jamais dans un devis. Il est dans votre masse salariale.

Pendant quelques semaines, vous paierez deux fois

Entre la mise en route du nouvel outil et l’arrêt de l’ancien, il y a une période où les deux tournent. On saisit dans le nouveau, on vérifie dans l’ancien, ou l’inverse. C’est prudent, c’est nécessaire, et ça double le temps de saisie de tout le monde. Sur un outil de gestion d’affaires, cette période dure souvent un à deux mois. Chiffrez-la : le temps de saisie quotidien, multiplié par les personnes concernées, multiplié par les jours ouvrés de la période.

Puis viennent les coûts qui ne s’arrêtent pas. L’hébergement, l’abonnement, la maintenance à partir de la deuxième année. Ces lignes figurent en général dans le devis, mais en petit, et sur douze mois. Ramenez-les sur trois ans, à côté du prix de départ. Nous détaillons cette mise à plat dans comparer deux devis de développement à périmètre égal. Enfin, un poste que personne ne voit : les contournements. Dans chaque entreprise, des gens ont construit des fichiers, des macros, des petites habitudes pour pallier les défauts de l’outil précédent. Le nouvel outil est censé les remplacer. Dans les faits, certains survivront quelques mois, et il faudra du temps pour convaincre leurs auteurs de les abandonner. Ce temps de conviction est du temps d’encadrement, et il se chiffre comme le reste.

Un gain n’existe que s’il est réaffecté

Après le coût, le gain. Et c’est là que les projets se trompent le plus souvent, dans l’autre sens. Un outil qui fait gagner une heure par jour à dix personnes libère cinquante heures par semaine. C’est vrai sur le papier. Ce n’est un gain pour l’entreprise que si ces cinquante heures servent à quelque chose : des devis en plus, des chantiers mieux suivis, des relances faites, ou un poste qu’on ne remplace pas au prochain départ. Si les heures libérées se dissolvent dans la journée, le gain est un confort. Le confort a de la valeur, mais il ne rembourse pas un projet.

Sur l’outil de traitement des ordres de réparation conçu pour un acteur de l’automobile, le temps gagné représente l’équivalent d’un temps plein chaque semaine. Un tel chiffre n’a de valeur que si l’on sait, avant le projet, où ce temps ira. La règle de prudence est donc simple : ne comptez un gain que si vous pouvez écrire, en une phrase, ce que la personne fera à la place. Sinon, mettez zéro. Un projet qui tient avec zéro gain chiffré et seulement des gains de qualité, moins d’erreurs, moins de retards, moins de litiges, est un projet solide. Un projet qui n’est rentable qu’avec des heures théoriques ne l’est pas.

Reprenez maintenant le chiffre du début. Ajoutez-y les données, les interfaces, la formation, le double fonctionnement, trois ans de coûts récurrents. Mettez en face les seuls gains que vous savez réaffecter. Vous avez le vrai coût de votre projet, et une bonne raison de le mener quand même, ou de le revoir. Pour repérer par où commencer, notre auto-diagnostic en ligne « Où perdez-vous du temps ? » vous donne un premier ordre de grandeur.